Termijnfacturen in de bouw: factureer in delen zonder gedoe

Bij grotere bouwprojecten leg je de kosten voor — je betaalt lonen en materialen — voordat je de eindafrekening kunt sturen. Termijnfacturen lossen dit op: je factureert in fases, gekoppeld aan de voortgang van het werk. In dit artikel lees je hoe termijnfacturering werkt, wat de voordelen zijn en hoe je het correct toepast.

Wat zijn termijnfacturen?

Termijnfacturen zijn facturen die je gedurende het project verzendt op basis van een vooraf afgesproken schema. Je factureert niet aan het einde, maar in fasen die zijn gekoppeld aan bouwvoortgang of vaste data. Typische opbouw:

• 30% bij ondertekening of start van het werk (aanbetaling)
• 30% bij bereiken van de ruwbouwfase of een ander mijlpunt
• 30% bij start van de afbouwfase
• 10% bij oplevering (eventueel minus retentie)

Voordelen van termijnfacturering

Termijnfacturering heeft voor beide partijen voordelen:

• Voor jou als aannemer: betere cashflow, minder financieringsrisico
• Voor de klant: gespreide betaling in plaats van een grote eindfactuur
• Voor het project: betalingsproblemen signaleer je vroeg — niet pas aan het einde

Factureren op basis van voortgang vs. vaste data

Er zijn twee methoden voor termijnfacturering:

• Voortgangsgekoppeld — je factureert als een bouwfase is bereikt (ruwbouw klaar, installaties klaar). Dit is het meest gangbaar in de bouw.
• Datumgekoppeld — je factureert op vaste data (1e dag van elke maand). Dit werkt goed bij langlopende onderhoudscontracten.

BTW op termijnfacturen

Bij het gewone factuurstelsel bepaalt de factuurdatum in welk aangiftetijdvak je de btw aangeeft. Een termijn die de klant volgens afspraak vooruit moet betalen, factureer je vóórdat het bedrag opeisbaar wordt; de btw hoort dan in het tijdvak van de factuurdatum. Betaalt de klant iets vooruit zonder dat er al een factuur ligt, dan ben je de btw verschuldigd op het moment dat je de betaling ontvangt. Werk je met toestemming van de Belastingdienst met het kasstelsel, dan telt steeds het moment van ontvangst.

Praktisch betekent dit: stuur elke termijnfactuur op tijd, reken er de btw over en neem die op in de aangifte van het tijdvak waarin de factuurdatum valt. Valt een deel van het werk onder 9% (schilderen, stukadoren, behangen of isoleren van een woning ouder dan 2 jaar), splits dat dan op elke termijnfactuur apart van het 21%-deel.

Nieuwbouw voor een particulier: de 5%-regeling

Bouw je een nieuwe woning voor een particuliere opdrachtgever, houd dan rekening met artikel 7:768 BW. Je klant mag maximaal 5% van de aanneemsom inhouden op de laatste termijn(en) en dat bedrag bij een notaris in depot storten in plaats van aan jou te betalen. De notaris geeft het bedrag in principe drie maanden na oplevering aan je vrij, tenzij de klant het wil blijven inhouden vanwege gebreken. Je kunt het depot voorkomen door vervangende zekerheid te stellen, zoals een bankgarantie.

Reken daar in je termijnschema en je liquiditeitsplanning mee: die laatste 5% komt mogelijk pas maanden na oplevering binnen.

Omgaan met betalingsachterstand op een termijn

Als een klant een opeisbare termijnfactuur niet betaalt, mag je in de regel je eigen werk opschorten tot er betaald is. Leg dit ook vast in je voorwaarden: "Bij uitblijven van betaling van een termijnfactuur na aanmaning behoudt aannemer het recht de werkzaamheden te onderbreken totdat betaling heeft plaatsgevonden."

Gebruik dat recht consequent. Doorgaan met werken terwijl termijnen onbetaald blijven, vergroot je financieel risico bij een faillissement van de klant.

Termijnverdelingen per projectsize

De juiste termijnverdeling hangt af van projectomvang en risicoprofiel. Vier veelgebruikte modellen:

• Klein project (€5–25k): 30% aanbetaling, 70% bij oplevering — simpel maar effectief
• Middel project (€25–100k): 30% start, 30% halverwege, 30% afbouw, 10% oplevering
• Groot project (€100–500k): 4–6 termijnen gekoppeld aan mijlpalen (fundering, ruwbouw, dak, installaties, afwerking, oplevering)
• Maand-termijnen (langlopende projecten): vaste percentage per maand op basis van voortgangs-percentage

Rekenvoorbeeld: termijnen bij een verbouwing van €280.000

Stel: je neemt een verbouwing van €280.000 (excl. btw) aan met een doorlooptijd van ongeveer 5 maanden. Zonder termijnafspraken schiet je al die tijd lonen en materiaal voor en komt het hele bedrag pas na oplevering binnen.

Met vijf termijnen ziet dat er zo uit: 25% bij start (€70.000), 25% bij gereedkomen ruwbouw rond week 6 (€70.000), 25% na afronden installaties rond week 14 (€70.000), 20% bij start afwerking rond week 18 (€56.000) en 5% bij oplevering (€14.000). Samen €280.000.

Het geld komt zo in vijf delen binnen, verspreid over de looptijd, in plaats van in één keer aan het eind. En op het risicovolste moment — de eindafrekening — staat nog maar €14.000 open in plaats van het volledige bedrag.

Termijnen bewaken in Plannr

In Plannr leg je de betalingstermijnen per fase van het project vast en maak je de termijnfacturen en projectfacturen ook daar. Je verstuurt ze per e-mail vanuit Plannr, registreert de betalingen en ziet zo per project welke termijn nog openstaat. Voor je boekhouding exporteer je de facturen als UBL. Budget, planning en documenten van dat project staan onder dezelfde projectcode bij elkaar.