Een professionele factuur als bouwbedrijf bevat: factuurnummer, datum, je KvK + btw-nummer, klantgegevens, omschrijving werk en periode, apart gespecificeerd arbeid en materiaal (eventueel reistijd) met btw per regel, totaalbedrag, IBAN en betalingstermijn (14 dagen werkt beter dan 30). Btw-tarief duidelijk vermelden (21%, of 9% voor schilderen, stukadoren, behangen en isoleren van woningen >2 jaar). Bewaarplicht 7 jaar.
Belangrijkste punten
- ✓Verplicht: factuurnummer, datum, KvK, btw-nummer, klantgegevens, omschrijving
- ✓Apart specificeren: arbeid, materiaal, eventueel reistijd — btw per regel
- ✓Btw-tarief duidelijk: 21%, of 9% voor schilderen, stukadoren, behangen en isoleren van woningen >2 jaar
- ✓Betalingstermijn vermelden + IBAN — 14 dagen werkt beter dan 30
- ✓Bewaarplicht: 7 jaar voor de Belastingdienst
Een professionele factuur is meer dan een betalingsverzoek — het is ook een juridisch document en een visitekaartje van je bedrijf. Toch maken veel vakmensen factuurfouten die betalingen vertragen of juridische problemen veroorzaken. In dit artikel leer je wat er wettelijk verplicht op een factuur moet staan en hoe je facturen maakt die snel betaald worden.
Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
Volgens de factuureisen van de Belastingdienst moet een factuur aan zakelijke klanten de volgende gegevens bevatten:
- Je volledige bedrijfsnaam en -adres
- Je btw-identificatienummer (btw-nummer)
- Je KVK-nummer (verplicht als je bij de KVK bent ingeschreven)
- Factuurdatum
- Datum waarop het werk is uitgevoerd of opgeleverd (of de datum van een vooruitbetaling)
- Uniek factuurnummer (opeenvolgend)
- Naam en adres van de klant
- Omschrijving van de geleverde diensten of goederen
- Hoeveelheid en (waar van toepassing) eenheidsprijs
- BTW-tarief per post en totaal BTW-bedrag
- Totaalbedrag excl. en incl. BTW
- Bij btw verlegd (bijvoorbeeld als onderaannemer): de tekst "btw verlegd" en het btw-nummer van je opdrachtgever
Aan particulieren ben je volgens de Belastingdienst niet verplicht een factuur te sturen. In de bouw doe je dat in de praktijk wel altijd — en dan is het verstandig dezelfde gegevens te vermelden, met in elk geval datum, omschrijving, btw-bedrag en totaal.
Specifieke omschrijving van het werk
Vage omschrijvingen als "verbouwing" of "werkzaamheden conform offerte" zijn niet voldoende. Omschrijf concreet wat je hebt gedaan, welke materialen je hebt verwerkt en hoeveel uur je hebt gewerkt. Een specifieke omschrijving:
- Maakt discussie over de inhoud van de factuur moeilijker
- Toont professionaliteit en detailgerichtheid
- Is vereist voor correcte BTW-behandeling bij verschillende tarieven
- Maakt het eenvoudiger voor de klant om intern goed te keuren
Calculeer met grip op je marge
Bouw calculaties op uit uren, materiaal en opslagen. Vergelijk voor- en nacalculatie en zie waar je verdient.
BTW-tarieven in de bouw
In de bouw gelden verschillende BTW-tarieven:
- 21% — standaard tarief: nieuwbouw, verbouw, installatie-, dak-, tegel- en timmerwerk
- 9% — alleen isoleren, schilderen, stukadoren en behangen van woningen ouder dan twee jaar
- Btw verlegd — werk je als onderaannemer voor een andere aannemer, dan berekent je opdrachtgever de btw en zet jij "btw verlegd" op de factuur
Let op: 9% is geen algemeen renovatietarief — het geldt alleen voor die vier soorten werk. Bij schilderen en stukadoren valt ook het materiaal onder 9%; bij isoleren blijft het isolatiemateriaal 21%, bij behangen het behang zelf. Vermeld zulke posten apart op de factuur. Het 0%-tarief (export buiten de EU, leveringen van goederen aan ondernemers in andere EU-landen) is iets anders dan een vrijstelling en komt bij werk aan Nederlandse panden vrijwel niet voor.
Betalingstermijn en betaalgegevens
Vermeld duidelijk de betalingstermijn: "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum." Voeg je IBAN en bankrekeninghouder toe. Overweeg of je een QR-code of betaallink toevoegt — dat verlaagt de drempel om direct te betalen.
Stuur facturen bij voorkeur per e-mail als PDF. Dat is sneller dan post en makkelijker te verwerken door de klant.
Calculeer met grip op je marge
Bouw calculaties op uit uren, materiaal en opslagen. Vergelijk voor- en nacalculatie en zie waar je verdient.
Probeer 14 dagen gratis →
Factuuradministratie en boekhouding
Bewaar alle facturen (zowel verzonden als ontvangen) minimaal zeven jaar. Dat is de wettelijke bewaartermijn; facturen over onroerende zaken bewaar je tien jaar. Gebruik opeenvolgende factuurnummers (in één of meer reeksen) en gebruik elk nummer maar één keer — de Belastingdienst kan hierop controleren.
In Plannr maak je de factuur direct vanuit het project: een projectfactuur of een termijnfactuur per fase, met de geregistreerde uren, het materiaal en de calculatieposten van dat project bij de hand als onderbouwing. Btw verlegd stel je per klant in als standaard. Je verstuurt de factuur per e-mail vanuit Plannr, registreert de betaling zodra die binnen is en exporteert de facturen als UBL naar je boekhouding.
Hoe verkort je betaaltijd zonder pushy te zijn?
Hoe makkelijker je het de klant maakt, hoe sneller hij betaalt. Vijf praktische verbeteringen:
- Betalingstermijn 14 dagen i.p.v. 30 — voor particulieren is dat gebruikelijk en goed haalbaar
- Stuur de factuur direct na oplevering of het bereiken van een termijn, niet pas aan het eind van de maand
- Vermeld IBAN + bedrijfsnaam direct boven het totaalbedrag — geen scrollen
- Voeg een betaal-QR-code toe of een directe iDEAL-link
- Persoonlijke aanhef met dank-zinnetje boven aan de factuur
De grootste rem op betaaltijd is gemak. Klanten die met één klik kunnen betalen, doen dat direct na ontvangst. Klanten die handmatig IBAN moeten overnemen, stellen het uit.
Bronnen
- Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie? — Belastingdienst
- Wie zijn verplicht te factureren? — Belastingdienst
- Uw facturen bewaren — Belastingdienst
- Btw-tarief werkzaamheden aan woningen — Belastingdienst
- Betalingstermijnen, incassokosten en wettelijke rente — Ondernemersplein
Gecontroleerd op
Veelgestelde vragen
Wat moet er wettelijk op een factuur in de bouw staan?▾
Hoe stuur ik facturen in termijnen bij een groot project?▾
Hoe volg ik onbetaalde facturen op?▾
Calculeer met grip op je marge
Bouw calculaties op uit uren, materiaal en opslagen. Vergelijk voor- en nacalculatie en zie waar je verdient.
Probeer 14 dagen gratis →