Een professionele factuur als bouwbedrijf bevat: factuurnummer, datum, je KvK + btw-nummer, klantgegevens, omschrijving werk en periode, apart gespecificeerd arbeid en materiaal (eventueel reistijd) met btw per regel, totaalbedrag, IBAN en betalingstermijn (14 dagen werkt beter dan 30). Btw-tarief duidelijk vermelden (9% bij renovatie woningen >2 jaar). Bewaarplicht 7 jaar.
Belangrijkste punten
- ✓Verplicht: factuurnummer, datum, KvK, btw-nummer, klantgegevens, omschrijving
- ✓Apart specificeren: arbeid, materiaal, eventueel reistijd — btw per regel
- ✓Btw-tarief duidelijk (9% bij renovatie woningen >2 jaar, anders 21%)
- ✓Betalingstermijn vermelden + IBAN — 14 dagen werkt beter dan 30
- ✓Bewaarplicht: 7 jaar voor de Belastingdienst
Een professionele factuur is meer dan een betalingsverzoek — het is ook een juridisch document en een visitekaartje van je bedrijf. Toch maken veel vakmensen factuurfouten die betalingen vertragen of juridische problemen veroorzaken. In dit artikel leer je wat er wettelijk verplicht op een factuur moet staan en hoe je facturen maakt die snel betaald worden.
Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
Volgens de Nederlandse belastingwet (BTW-wetgeving) moet een factuur aan zakelijke klanten de volgende gegevens bevatten:
- Je volledige bedrijfsnaam en -adres
- Je btw-identificatienummer (btw-nummer)
- Je KVK-nummer (niet wettelijk verplicht maar sterk aanbevolen)
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer (opeenvolgend)
- Naam en adres van de klant
- Omschrijving van de geleverde diensten of goederen
- Hoeveelheid en eenheidsprijs
- BTW-tarief per post en totaal BTW-bedrag
- Totaalbedrag excl. en incl. BTW
Bij facturen aan particuliere klanten zijn de eisen iets minder streng, maar vermeld altijd datum, omschrijving, btw-bedrag en totaal.
Specifieke omschrijving van het werk
Vage omschrijvingen als "verbouwing" of "werkzaamheden conform offerte" zijn niet voldoende. Omschrijf concreet wat je hebt gedaan, welke materialen je hebt verwerkt en hoeveel uur je hebt gewerkt. Een specifieke omschrijving:
- Maakt discussie over de inhoud van de factuur moeilijker
- Toont professionaliteit en detailgerichtheid
- Is vereist voor correcte BTW-behandeling bij verschillende tarieven
- Maakt het eenvoudiger voor de klant om intern goed te keuren
Calculeer met grip op je marge
Bouw calculaties op uit uren, materiaal en opslagen. Vergelijk voor- en nacalculatie en zie waar je verdient.
BTW-tarieven in de bouw
In de bouw gelden verschillende BTW-tarieven:
- 21% — standaard tarief voor nieuwbouw en zakelijke dienstverlening
- 9% — voor renovatie en herstel van woningen ouder dan twee jaar (arbeidskosten)
- 0% — voor export en specifieke vrijgestelde prestaties
Let op: het 9%-tarief geldt alleen voor de arbeidskosten bij renovatie, niet voor materiaalkosten. Die blijven 21%. Vermeld dit apart op de factuur.
Betalingstermijn en betaalgegevens
Vermeld duidelijk de betalingstermijn: "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum." Voeg je IBAN en bankrekeninghouder toe. Overweeg of je een QR-code of betaallink toevoegt — dat verlaagt de drempel om direct te betalen.
Stuur facturen bij voorkeur per e-mail als PDF. Dat is sneller dan post en makkelijker te verwerken door de klant.
Factuuradministratie en boekhouding
Bewaar alle facturen (zowel verzonden als ontvangen) minimaal zeven jaar. Dat is de wettelijke bewaartermijn. Gebruik een nummersysteem dat logisch is en geen nummers overslaat — de Belastingdienst kan hierop controleren.
In Plannr genereer je facturen direct vanuit het project. Alle projectinformatie is al aanwezig, je kiest welke posten je factureert en het document is direct klaar. Openstaande facturen zie je in het overzicht, inclusief hoelang ze al openstaan.
Calculeer met grip op je marge
Bouw calculaties op uit uren, materiaal en opslagen. Vergelijk voor- en nacalculatie en zie waar je verdient.
Probeer Plannr gratis →
Hoe verkort je betaaltijd zonder pushy te zijn?
Een goed gestructureerde factuur wordt gemiddeld 30–50% sneller betaald. Vijf praktische verbeteringen die werken:
- Betalingstermijn 14 dagen i.p.v. 30 — werkt aantoonbaar beter voor particulieren
- Stuur factuur op werkdag (di–do), niet op vrijdag of in het weekend
- Vermeld IBAN + bedrijfsnaam direct boven het totaalbedrag — geen scrollen
- Voeg een betaal-QR-code toe of een directe iDEAL-link
- Persoonlijke aanhef met dank-zinnetje boven aan de factuur
De grootste rem op betaaltijd is gemak. Klanten die met één klik kunnen betalen, doen dat direct na ontvangst. Klanten die handmatig IBAN moeten overnemen, stellen het uit.
Mini-case: factuur-verbetering halveert openstaande termijn
Een aannemer met 6 medewerkers had structureel laattijdige betalers: gemiddelde betaaltijd 42 dagen op een 30 dagen-termijn. Hij keek kritisch naar zijn factuurproces.
Drie veranderingen: 1) betalingstermijn naar 14 dagen, 2) factuur direct op oplevergedag versturen (niet einde van de week), 3) betaal-QR-code prominent op de factuur. Geen agressieve aanmaningen, alleen het facilitateren van betaling.
Effect na 4 maanden: gemiddelde betaaltijd zakte van 42 naar 21 dagen — een halvering. Cashflow verbeterde met €25.000 aan minder uitstaande facturen tegelijk. De aannemer hoefde geen incassobureau meer in te schakelen — alleen door betere factuurpraktijk.
Veelgestelde vragen
Wat moet er wettelijk op een factuur in de bouw staan?▾
Hoe stuur ik facturen in termijnen bij een groot project?▾
Hoe volg ik onbetaalde facturen op?▾
Calculeer met grip op je marge
Bouw calculaties op uit uren, materiaal en opslagen. Vergelijk voor- en nacalculatie en zie waar je verdient.
Probeer Plannr gratis →