Kozijnenbedrijf workflow: van offerte tot montage in 7 stappen

Een typisch kozijnenproject voor een woning: 8–10 kozijnen, 2 deuren, totale waarde €25.000–€60.000. Voor klant: 2 maanden tussen offerte en oplevering. Voor jou als kozijnenbedrijf: 6–7 stappen die elk hun eigen aandacht vragen. In dit artikel: hoe je elk vlot doorloopt.

Stap 1: Offerte (week 1–2)

Eerste contact tot offerte:

• Inventarisatie klant: welk type kozijn (hout, kunststof, alu), welk merk, welke afmetingen ongeveer
• Voorbereiding voorlopige calculatie op basis van klant-input
• Offerte uitbrengen met disclaimer: definitieve prijs na opmeten
• Doorlooptijd typisch 1–2 weken na eerste contact

Stap 2: Opmeten (week 2–3)

Na offerte-akkoord onderzoeken:

• Exact opmeten alle kozijnen met laser-meter (1 mm nauwkeurig)
• Beoordelen ondergrond (oude kozijnstijl, materiaal woning, isolatie)
• Beoordelen toegankelijkheid voor montage (smalle gang? hoog raam?)
• Foto's + meetstaten vastleggen
• Definitieve calculatie + bevestiging klant

Stap 3: Akkoord en aanbetaling (week 3)

Voordat productie start:

• Definitieve offerte + technische tekening naar klant
• Aanbetaling 30–40% vragen (gebruikelijk in kozijnenbranche)
• Schriftelijke goedkeuring klant per kozijn + afmeting
• Productieopdracht doorgeven aan eigen fabriek of leverancier

Stap 4: Productie (week 4–10)

Productie-doorlooptijden 2026:

• Kunststof kozijnen (standaard): 3–5 weken
• Aluminium kozijnen: 5–8 weken
• Houten kozijnen (eigen werkplaats): 4–7 weken
• Houten kozijnen (gespecialiseerd vakwerk): 6–10 weken
• Voorraad-kozijnen (standaard maten): 1–2 weken
• Spoedopdracht: 50–100% opslag, niet altijd mogelijk

Stap 5: Levering en transport (week 9–10)

Logistiek voor levering:

• Levering bij bedrijfsadres of direct bij klant (afhankelijk van planning)
• Controle bij ontvangst: zijn alle kozijnen er, kloppen afmetingen, geen transportschade
• Bij directe levering klant: melding bij klant en planning montage erbij
• Tijdelijke opslag bij eigen bedrijf: kost ruimte en zorgvuldigheid (krassen voorkomen)

Stap 6: Montage (week 10–11)

Daadwerkelijke installatie:

• Oude kozijnen uitnemen (1–2 uur per kozijn)
• Ondergrond voorbereiden (egaliseren, vochtkering plaatsen)
• Nieuw kozijn plaatsen, waterpas stellen, vastzetten
• Afdichten met manchet of bouwfolie
• Afkitten en afwerken kantafwerking
• Schoonmaken werkplek
• Tempo: 1,5–2,5 kozijnen per dag per monteur (afhankelijk van complexiteit)

Stap 7: Oplevering en nazorg (week 11–12)

Afronden project:

• Oplevering: lopen rondje met klant, check elk kozijn op functie + afwerking
• Eventuele kleine punten direct oplossen
• Restfactuur (60–70% bedrag) sturen
• Garantieverklaring + onderhoudsadvies overhandigen
• Foto's archiveren voor projectarchief
• Klanttevredenheid checken (eventueel review-verzoek)

Cashflow-impact: belangrijke planning

Voor mkb-kozijnenbedrijven is cashflow-management cruciaal:

• Materiaal-inkoop: 4–8 weken vóór levering klant
• Werkkapitaal-behoefte: 30–50% project-omzet voorgeschoten (materialen + arbeid)
• Aanbetaling klant: dekt typisch eerste materiaal-inkoop
• Restbetaling klant: vaak 30–60 dagen na oplevering — terwijl jij materiaal allang betaalde
• Bij 4–5 projecten parallel: werkkapitaal kan oplopen tot €100.000–€250.000

Mini-case: kozijnenbedrijf verkortte doorlooptijd 3 weken

Een kozijnenbedrijf in Overijssel (8 medewerkers, 70% kunststof) had in 2024 gemiddelde doorlooptijd offerte-oplevering van 14 weken. Klanten klaagden. De eigenaar analyseerde elk project: waar zat verloren tijd?

Uitkomsten: (1) 2 weken tussen klantvraag en opmeten — interne planning onhandig, (2) 1,5 week tussen opmeten en productieorder — administratie vertraagd, (3) 4 dagen tussen levering en montage — geen planningintegratie.

Aanpassingen: (1) opmeten ingepland binnen 3 werkdagen na klantcontact, (2) standaard 24-uurs doorstroom van meetwerk naar productieorder via digitale workflow, (3) montage gepland gelijk met productie-bevestiging (week 6 voor week 10 montage).

Resultaat na 6 maanden: gemiddelde doorlooptijd 11 weken (3 weken winst). Klanttevredenheid omhoog (NPS van 32 naar 51). 4 nieuwe klanten via mond-tot-mond. "Snelheid is de stille verkoper. Klant die 14 weken wacht is cool maar tevredener als ie 11 weken wacht — en vertelt het door."

Veelgemaakte fouten in kozijnenworkflow

Op basis van praktijkervaring:

• Opmeten door onervaren personeel — fouten kosten weken en geld
• Geen aanbetaling vragen — cashflow probleem bij groot project
• Productie-doorlooptijd niet realistisch communiceren aan klant
• Montage plannen zonder rekening met seizoen (winter = vertragingen)
• Vergeten kantafwerking en kit in calculatie
• Restfactuur te laat versturen — betaling laat

Conclusie: workflow is concurrentievoordeel

Voor kozijnenbedrijven is workflow het verschil tussen tevreden klanten en gestoptbedrijven. Klant ziet alleen "ik wacht" — voor jou is het 7 stappen die elk goed georganiseerd moeten zijn. Bedrijven die hier strakke processen voor hebben, hebben hogere marge, tevredener klanten, en meer mond-tot-mond.

Begin met procesmapping: schrijf je 7 stappen uit, identificeer waar tijd verloren gaat, en pak de grootste 2 verbeteringen aan. Vaak win je 2–4 weken per project zonder extra mensen aan te nemen.