Opdrachtbevestiging sturen: waarom slim en hoe te doen

De klant belt: "Ja, die offerte is akkoord, ga maar aan de slag." Je noteert het en plant de klus in. Maar heb je ook schriftelijk bevestigd wat er is afgesproken? Een opdrachtbevestiging is een klein document met een grote impact — het kost je vijf minuten en bespaart je uren aan discussie achteraf.

Wat is een opdrachtbevestiging?

Een opdrachtbevestiging is een kort document dat je stuurt nadat de klant akkoord geeft op je offerte. Het bevestigt zwart op wit wat er is afgesproken. Standaard inhoud:

• Verwijzing naar de offerte (nummer, datum, totaalbedrag)
• Bevestiging van de opdracht: "Hiermee bevestigen wij de opdracht conform offerte..."
• Verwachte startdatum en doorlooptijd
• Betalingsafspraken (termijnen, voorschotfactuur)
• Eventuele aanvullende afspraken die mondeling zijn gemaakt
• Verwijzing naar je algemene voorwaarden

Waarom het zo belangrijk is

Een mondeling akkoord is juridisch geldig, maar lastig te bewijzen. Met een opdrachtbevestiging heb je zwart op wit staan wat er is afgesproken. Bij discussies achteraf — over scope, prijs of opleverdatum — is dit je eerste verdedigingslinie.

Bovendien: door alles schriftelijk te bevestigen, dwingt het jou én de klant om goed na te denken over wat er precies afgesproken is. Misverstanden die anders pas op de bouwplaats zouden opduiken, worden nu al opgelost.

Verschil met de offerte en het contract

De offerte is je aanbod. De opdrachtbevestiging is de bevestiging dat de klant dat aanbod heeft geaccepteerd. Een bouwcontract is uitgebreider en bevat aanvullende afspraken over risico's, garanties en aansprakelijkheid.

Voor de meeste kleine en middelgrote klussen volstaat een offerte + opdrachtbevestiging. Voor grote projecten (boven €25.000-€50.000) is een volledig bouwcontract verstandig.

Format: zo schrijf je een opdrachtbevestiging

Houd het kort. Een opdrachtbevestiging is geen roman — maximaal één pagina. Beginnen met "Geachte [naam]" en afsluiten met "Met vriendelijke groet" is voldoende. De kerninhoud:

• "Wij bevestigen hierbij de ontvangst van uw opdracht conform offerte [nummer] d.d. [datum]"
• "De verwachte startdatum is [datum], de doorlooptijd is circa [tijdsduur]"
• "Wij hanteren de betalingsconditie: [x]% aanbetaling bij start, restant bij oplevering"
• "Op al onze werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing (bijgevoegd)"

Wanneer stuur je hem?

Zo snel mogelijk na het mondelinge akkoord — bij voorkeur dezelfde dag. Vraag ook altijd om een terugbevestiging van de klant: "Wilt u dit even bevestigen per e-mail?" Dat sluit de cirkel.

In Plannr maak je de offerte als PDF vanuit je calculatie en verstuur je hem per e-mail; je ziet wanneer de klant hem heeft geopend. Geeft de klant akkoord, dan registreer je dat bij de offerte en zet je hem om naar een project, zodat de afspraken in het projectdossier staan. De opdrachtbevestiging zelf schrijf je als korte e-mail of brief met je eigen template — Plannr maakt dat document niet voor je aan.

Wat als de klant niet bevestigt?

Als je een opdrachtbevestiging stuurt en de klant reageert niet, maar jij begint wel met het werk — dan is er in de meeste gevallen juridisch gezien toch een overeenkomst. Maar voor jouw eigen bescherming: stuur altijd een bevestiging én vraag om een reactie. Geen reactie = geen start.

Veelgemaakte fouten in opdrachtbevestigingen

Vier fouten die vaak voorkomen — en hoe je ze vermijdt:

• Te summier — alleen "akkoord ontvangen, gaan starten" zonder details. Voeg altijd scope, datum en betalingsafspraken toe.
• Geen verzoek om bevestiging — stuur het als "ter informatie" levert geen schriftelijke reactie op. Vraag expliciet om akkoord.
• Mondelinge afspraken niet vastleggen — als je in het verkoopgesprek extra dingen hebt afgesproken, neem ze op in de bevestiging.
• Te lang wachten — pas na een week sturen voelt onprofessioneel. Stuur binnen 24 uur, liefst dezelfde dag.

Voorbeeld: een mondelinge uitsluiting vastleggen

Stel: je krijgt mondeling akkoord op een renovatie-offerte van €42.000. In het verkoopgesprek heb je gezegd dat de klant het sanitair zelf bij de showroom uitzoekt en koopt, en de klant vond dat prima. In de offerte zelf staat dat niet expliciet.

Zonder opdrachtbevestiging is dat een risico: ontstaat er halverwege discussie, dan staat jouw woord tegenover dat van de klant, en een sanitairpakket van bijvoorbeeld €8.000 kan zomaar op jouw bord belanden. Neem je die afspraak dezelfde dag op in de opdrachtbevestiging ("sanitair valt buiten de opdracht; de klant koopt dit zelf in") en antwoordt de klant met een akkoord, dan heb je zwart op wit wat er is afgesproken.