Opdrachtbevestiging sturen: waarom slim en hoe te doen

De klant belt: "Ja, die offerte is akkoord, ga maar aan de slag." Je noteert het en plant de klus in. Maar heb je ook schriftelijk bevestigd wat er is afgesproken? Een opdrachtbevestiging is een klein document met een grote impact — het kost je vijf minuten en bespaart je uren aan discussie achteraf.

Wat is een opdrachtbevestiging?

Een opdrachtbevestiging is een kort document dat je stuurt nadat de klant akkoord geeft op je offerte. Het bevestigt zwart op wit wat er is afgesproken. Standaard inhoud:

• Verwijzing naar de offerte (nummer, datum, totaalbedrag)
• Bevestiging van de opdracht: "Hiermee bevestigen wij de opdracht conform offerte..."
• Verwachte startdatum en doorlooptijd
• Betalingsafspraken (termijnen, voorschotfactuur)
• Eventuele aanvullende afspraken die mondeling zijn gemaakt
• Verwijzing naar je algemene voorwaarden

Waarom het zo belangrijk is

Een mondeling akkoord is juridisch geldig, maar bijna onmogelijk te bewijzen. Met een opdrachtbevestiging heb je zwart op wit staan wat er is afgesproken. Bij discussies achteraf — over scope, prijs of opleverdatum — is dit je eerste verdedigingslinie.

Bovendien: door alles schriftelijk te bevestigen, dwingt het jou én de klant om goed na te denken over wat er precies afgesproken is. Misverstanden die anders pas op de bouwplaats zouden opduiken, worden nu al opgelost.

Verschil met de offerte en het contract

De offerte is je aanbod. De opdrachtbevestiging is de bevestiging dat de klant dat aanbod heeft geaccepteerd. Een bouwcontract is uitgebreider en bevat aanvullende afspraken over risico's, garanties en aansprakelijkheid.

Voor de meeste kleine en middelgrote klussen volstaat een offerte + opdrachtbevestiging. Voor grote projecten (boven €25.000-€50.000) is een volledig bouwcontract verstandig.

Format: zo schrijf je een opdrachtbevestiging

Houd het kort. Een opdrachtbevestiging is geen roman — maximaal één pagina. Beginnen met "Geachte [naam]" en afsluiten met "Met vriendelijke groet" is voldoende. De kerninhoud:

• "Wij bevestigen hierbij de ontvangst van uw opdracht conform offerte [nummer] d.d. [datum]"
• "De verwachte startdatum is [datum], de doorlooptijd is circa [tijdsduur]"
• "Wij hanteren de betalingsconditie: [x]% aanbetaling bij start, restant bij oplevering"
• "Op al onze werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing (bijgevoegd)"

Wanneer stuur je hem?

Zo snel mogelijk na het mondelinge akkoord — bij voorkeur dezelfde dag. Vraag ook altijd om een terugbevestiging van de klant: "Wilt u dit even bevestigen per e-mail?" Dat sluit de cirkel.

In Plannr registreer je de opdrachtstatus per project. Zodra een offerte is goedgekeurd, verander je de status en genereer je de opdrachtbevestiging. Die koppel je direct aan het projectdossier.

Wat als de klant niet bevestigt?

Als je een opdrachtbevestiging stuurt en de klant reageert niet, maar jij begint wel met het werk — dan is er in de meeste gevallen juridisch gezien toch een overeenkomst. Maar voor jouw eigen bescherming: stuur altijd een bevestiging én vraag om een reactie. Geen reactie = geen start.

Veelgemaakte fouten in opdrachtbevestigingen

Vier fouten die we steeds zien — en hoe je ze vermijdt:

• Te summier — alleen "akkoord ontvangen, gaan starten" zonder details. Voeg altijd scope, datum en betalingsafspraken toe.
• Geen verzoek om bevestiging — stuur het als "ter informatie" levert geen schriftelijke reactie op. Vraag expliciet om akkoord.
• Mondelinge afspraken niet vastleggen — als je in het verkoopgesprek extra dingen hebt afgesproken, neem ze op in de bevestiging.
• Te lang wachten — pas na een week sturen voelt onprofessioneel. Stuur binnen 24 uur, liefst dezelfde dag.

Mini-case: opdrachtbevestiging voorkomt €8.000 conflict

Een aannemer kreeg in 2024 mondeling akkoord op een renovatie-offerte van €42.000. In het verkoopgesprek had hij ook gezegd: "We doen geen sanitair-aanschaf, dat regelt u zelf bij de showroom." De klant zei "duidelijk". Aannemer ging beginnen.

Twee weken in: discussie. De klant beweerde dat sanitair-aanschaf wél was inbegrepen. Geen documentatie van de mondelinge afspraak.

Gelukkig had de aannemer dezelfde dag van akkoord een opdrachtbevestiging gestuurd waarin stond: "Conform telefonisch besproken: sanitair-aanschaf valt buiten de scope; klant koopt zelf in showroom". De klant had geantwoord met "Ok dank". Met die mail in de hand: discussie was binnen 5 minuten beslecht. Zonder die bevestiging: €8.000 sanitair-aanschaf die de aannemer waarschijnlijk had moeten dragen om de relatie goed te houden.