Uitgebreide uitleg
Nacalculatie bestaat uit twee stappen. Tijdens het project registreer je de werkelijke uren per medewerker en per onderdeel, plus alle materiaal, inkoop en onderaanneming. Na oplevering leg je dat naast de voorcalculatie waarop je offerte was gebaseerd en bereken je per post het verschil. Gebruik daarbij dezelfde indeling: begroot je vooraf per onderdeel (sloopwerk, leidingwerk, tegelwerk), registreer dan ook per onderdeel. Anders zie je alleen dat een project tegenviel, niet waar.
Een rekenvoorbeeld: je begroot een keukenrenovatie tegen een vaste prijs op 80 uur en werkt er 96. Dat is 16 uur, oftewel 20% meer dan begroot. Met een kostprijs van €51 per uur kost je dat €816 aan marge, want de klant betaalt de afgesproken prijs. Uit de uren per onderdeel blijkt dat 12 van die 16 uur in het hak- en breekwerk zitten, dat op 24 uur stond: daar zat je 50% naast. Dat is een concrete les voor je volgende offerte, in plaats van een vaag gevoel dat het project tegenviel.
De waarde zit in het patroon, niet in één project. Eén tegenvaller kan pech zijn; loopt dezelfde post bij meerdere vergelijkbare projecten uit, dan is je norm te krap. Typische posten die zo boven water komen zijn voorrijden, materiaal halen, opruimen en wachten op andere partijen. Pas dan je normuren of de opslag op die posten aan.
Veelgemaakte fouten: alleen het eindtotaal vergelijken, uren aan het eind van de week uit het hoofd invullen, meerwerk niet apart boeken (waardoor een project dat goed liep er slecht uitziet) en materiaal uit eigen voorraad vergeten. Ook timing telt. Wacht je tot een maand na oplevering, dan weet niemand meer waarom het hakwerk uitliep. Bespreek de uitkomst kort met de mensen die het werk deden.
Nacalculatie hangt samen met de voorcalculatie (wat je vooraf begroot), met de kostprijs en het verrekentarief (wat een uur je kost en wat je ervoor rekent), en met werkbonnen en urenregistratie, die de ruwe gegevens leveren. Bij regiewerk factureer je de werkelijke uren en is nacalculatie vooral een controle op je tarief. Bij een vaste aanneemsom vertelt ze je of je goed hebt gecalculeerd.
Voorbeeld
Je begroot 80 uur voor een keukenrenovatie maar werkt er werkelijk 96. De nacalculatie laat zien dat 12 van de 16 extra uren in het hak- en breekwerk zitten — vanaf nu begroot je die post ruimer.