Werkbon

Uitgebreide uitleg

De werkbon dient drie doelen tegelijk: bewijs richting de klant van wat er gebeurd is, basis voor de factuur, en input voor nacalculatie. Een complete werkbon bevat datum, locatie, begin- en eindtijden per medewerker, al het materiaalverbruik, een korte werkomschrijving en de handtekening van de klant of opdrachtgever.

Bij regiewerk is de werkbon de basis van de factuur: de klant betaalt de uren en het materiaal die erop staan. Bij een vaste aanneemsom gebruik je hem om meerwerk vast te leggen en je nacalculatie te voeden. Zet meerwerk apart op de bon, met een korte omschrijving en waar mogelijk de prijs, en laat de klant tekenen. Zo kun je later laten zien dat je de opdrachtgever tijdig op de extra kosten hebt gewezen.

Een rekenvoorbeeld: twee monteurs werken van 7.30 tot 16.00 uur met een halfuur pauze. Dat is per persoon 8 uur, samen 16 uur. Tegen €57 per uur is dat €912 aan arbeid. Daar komt €140 aan materiaal bij, inclusief opslag. Staan tijden en materiaal correct op de bon, dan kan kantoor dezelfde dag €1.052 exclusief btw factureren zonder na te bellen.

Werkbonnen horen bij je administratie. De Belastingdienst hanteert een bewaartermijn van 7 jaar. Voor basisgegevens zoals het grootboek en de in- en verkoopadministratie is dat altijd zo; voor andere gegevens kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken. Als zelfstandige kun je met werkbonnen, net als met je agenda, offertes en facturen, ook je uren voor het urencriterium aannemelijk maken.

Veelgemaakte fouten: bonnen die pas aan het eind van de week worden ingevuld, "diversen" als materiaalregel, ontbrekende begin- en eindtijden, en meerwerk dat tussen het gewone werk verdwijnt. Papieren bonnen werken nog steeds, maar moeten op kantoor worden overgetypt en aan het juiste project gekoppeld. Een digitale werkbon zet uren en materiaal direct op het project. Laat de bon tekenen voordat je vertrekt, niet achteraf per mail: een handtekening van iemand die het werk heeft gezien, voorkomt veel discussie over de factuur. Werk je voor een hoofdaannemer, laat dan diens uitvoerder tekenen. De werkbon hangt samen met urenregistratie, meerwerk, nacalculatie en facturatie.